No arquivo tradicional de papel é comum que sejam introduzidos fixadores do tipo de clipes, grampos e outros que com o tempo vão se deteriorando causando manchas (principalmente ferrugem) nos documentos originais.
Além disto muitas vezes os documentos no processo tradicional de arquivamento são dobrados ou encaixados de forma a caber na pasta, ou dispositivo de arquivamento.
No desenvolvimento desta tarefa a equipe da Servan analisa e recupera o aspecto visual do documento para permitir sua posterior digitalização.
Documentos que pertençam a um conjunto único (por exemplo, documentos de um processo de financiamento) são agrupados e verificados de forma que o resultado obtido seja correto.
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