A digitalização de documentos consiste em gerar arquivos digitais a partir de documentos em papel.
A digitalização de documentos oferece grandes vantagens, como redução do uso de papel e impressora, busca mais rápida de informação, melhor aproveitamento do espaço interno das empresas e escritórios, economia no transporte e facilita o envio de documentos através da internet.
Com os equipamentos específicos e o tratamento correto das imagens a Servan consegue digitalizar até 35 páginas de documentos em cada 1 megabyte do dispositivo de armazenamento digital (hard disk, pendrive entre outros), num cálculo rápido, um HD de 500 gigabytes pode armazenar até 15 milhões de páginas.
A digitalização de documentos é amplamente utilizada na digitalização de processos e petições em Escritórios de Advocacia, digitalização de prontuários em Clínicas e Consultórios Médicos, digitalização de documentos em escritórios de RH, digitalização de processos licitatórios e empenhos em repartições públicas.
Como Funciona
A digitalização de documentos é realizada através de modernos equipamentos que leem o material impresso, geram a sua imagem e posteriormente a gravam como arquivos eletrônicos.
Os equipamentos que realização esta tarefa são denominados de forma genérica de “scanner”. No caso da nossa empresa são utilizados vários tipos de equipamentos, conforme a característica dos originais em papel.
Existem hoje no mercado scanners para digitalizar desde um cartão de visitas até um desenho de construção, passando por livros, raios X, cheques, entre outros, com capacidade de varredura superior, em alguns casos a 120 páginas por minuto.
A operação é executada com uma resolução entre 150 a 300 DPIs (pontos por polegada quadrada) que é adequada para leitura e cópia em papel das imagens geradas.
As imagens podem ser geradas em vários formatos, mas principalmente no formato PDF-A que é o formato que garante a autenticidade dos documentos em relação ao original.
Quando os documentos são encaminhados a digitalização no equipamento a operadora faz um registro (no computador acoplado) da chave que servirá para se montar a indexação das imagens.
Após a geração de todas as imagens do lote a operadora faz uma revisão da qualidade do material gerado. Quando necessário faz se nesta fase as correções.
Entre em contato e solicite um orçamento.
