Perguntas e respostas

Sim os equipamentos modernos já fazem automaticamente a verificação da frente e do verso do documento e geram a imagem (ou imagens) digital numa única operação com o documento.

Esta resposta exige uma análise mais demorada de seus documentos que deverão ser digitalizados. Vamos dividir a resposta em três partes:

- Documentos somente serão acessados para consulta não havendo necessidade de comprovação legal do seu conteúdo. Nestes casos após a digitalização (e posterior indexação do conteúdo) o documento original pode ser destruído.

- Documentos que podem ser exigidos para comprovação legal. Como a imagem digitalizada não é legalmente aceite no Brasil nestes casos gera se a partir do documento original  duas saídas: a primeira que é a imagem digitalizada que será utilizada para consulta e até para cópia em papel do documento e a segunda que é a imagem do documento em microfilme. Esta imagem (resultante da microfilmagem) é legalmente aceita como documento no país. Deve se observar que para se facilitar a associação entre as imagens (a digitalizada e a microfilmada) junto a imagem digitalizada é gravado o número do microfilme da sua localização.

- Documentos que precisam da sua forma original para serem aceitos legalmente. Felizmente são muito raros os casos em que isto ocorre. Nestes casos se recomenda a digitalização para consulta e  a gravação anexa a imagem digital de um localizador para facilitar a recuperação do original.

Se quiser guardar o original como devo proceder?

Se você não quiser ou não puder (falta de espaço, por exemplo)  mais mantê-los na sua empresa a SERVAN dispõe de estrutura para mantê-los de forma adequada.

Converse conosco e lhe iremos lhe propor a melhor solução.

A resposta a esta pergunta fica condicionada ao uso que se pretende fazer dos documentos digitalizados. Algumas soluções que podemos oferecer:

- Os bancos de dados poderão ser instalados nos computadores da sua empresa para permitir consulta onde toda organização.

- Os bancos de dados serão instalados em maquinas de maior porte externas a empresa com possibilidade de acesso via internet.  

- Os bancos de dados  ficarão instalados em equipamento da SERVAN podendo ser acessados via Internet.

Além deste armazenamento podem ser providenciadas cópias dos arquivos em mídia magnética (CD, DVD, memória flash ou HD externo). Estas cópias deverão armazenadas em local diferente  de tal forma se acontecer um sinistro todas informações dos documentos estarão a salvo. Faça contato com a SERVAN por que temos uma solução adequada para sua empresa.

Esta é uma das maiores vantagens que a digitalização de documento propicia. Todos os mecanismos de controle que podem ser aplicados em ambientes informatizados estão aqui disponíveis. Você poderá ter um perfeito controle que será oferecido por senhas e todos os registros dos acessos efetuados. Nunca  mais ocorrerão “desaparecimento” de documentos ou seu arquivamento após a consulta em lugar errado.

Como os documentos estão em formato digital podemos utilizar todas as facilidades disponíveis na informática. Para isso logo após a digitalização dos documentos a equipe técnica da Servan irá gerar estruturas de indexação dos arquivos gerados. Estes índices serão montados seguindo se orientação do cliente que vai dizer que forma os documentos estão arquivados e a maneira de pesquisa-los. Deve se observar que pode se fazer junção dos índices gerados pela equipe técnica da SERVAN com bancos de dados mantidos pelos clientes deforma a ampliar e facilitar a consulta digitalizada.

A tarefa de digitalização dos documentos já existentes (em geral constituídos de grandes volumes) será executada de conformidade com um cronograma previamente acertado de maneira que os documentos originais fiquem o menor tempo possível fora da empresa.  Mas mesmo assim se houver necessidade de algum documento que está no processo de digitalização este será rapidamente localizado, digitalizado a seguir e sua imagem enviada via internet.

Os novos documentos após sua digitalização pela equipe da SERVAN serão adicionados nos bancos de dados já existentes. Em seguida será gerado um novo índice de localização de documentos que agora já contém os novos papéis processados.

Este é um outro diferencial do serviço que é executado pela SERVAN. Ao serem entregues os bancos de dados compostos das imagens dos documentos, será instalado na máquina do cliente um programa que, por meio do índice de localização, permite a recuperação das imagens. Este programa é personalizado para o cliente e é fornecido pela SERVAN sem qualquer custo.  

A rotina desenvolvida pela SERVAN visa manter as mesmas características existentes nos arquivos originais do cliente. Este procedimento facilita em muito a adequação da equipe a nova sistemática. De tal forma se o seu arquivo em papel é composto , por exemplo, de processos organizados em pasta numeradas será necessário apenas este  número de referência (já existente) para acessar todos os documentos do processo só que agora digitalizados.

Para executar o processo de digitalização a SERVAN executa previamente um serviço de preparação de documentos. Nesta tarefa todos os documentos são manuseados individualmente para verificar seu estado de conservação, eliminar grampos, clipes ou outros objetos metálicos. Nesta fase a equipe técnica poderá  a partir de orientação do cliente eliminar documentos que não precisem ser digitalizados (por exemplo, folhas de rascunho ou cálculo, cartões de visita ou outros).

Não pois o custo para digitalizar uma página, com todo o processo que envolve o  serviço custa menos que o valor de uma fotocópia.

A qualificação técnica e tempo de atuação no mercado são muito importantes. Deve se ter em conta que o processo não se resume apenas em passar os documentos pelo scanner. Faça contato com a SERVAN por que temos uma solução adequada para sua empresa.