Para melhor entender os benefícios que são obtidos com a digitalização vamos fazer um comparativo entre arquivos mantidos em papel e os arquivos obtidos pela digitalização dos documentos.
Arquivo de papel:
- Necessidade de grandes espaços para armazenamento;
- Trabalho moroso e desgastante na recuperação da informação;
- Muitos cuidados na manutenção da mídia – traças, umidade, fogo etc;
- Necessidade de se deslocar ao local de armazenamento para consulta;
- Rotinas complicadas para atualização das informações;
- Inviável geração de cópias de segurança do material armazenado.
Arquivo digitalizado:
- Espaço mínimo para manter arquivos digitalizados;
- As informações podem ser instaladas no computador, no servidor de sua rede interna ou na nuvem;
- Em 1 "megabyte" é possível armazenar até 35 documentos digitalizados;
- Possibilidade de consulta via Internet descentralizando a informação;
- Rotinas que permitem anexar (logicamente) documentos novos a processos já digitalizados;
- Baixo custo de cópias do material já digitalizado permitindo guarda mais segura e distribuição de cópias.