Nos órgãos de classe há de forma geral um grande número de documentos que são gerados para manter registrados os contatos e acordos gerados. Este grande volume gera necessidade de criar grandes áreas de armazenamento que além de custar muito caras criam a necessidade de implantação de rotinas onerosas de segurança e geram tempos muito grandes de recuperação da informação.
A digitalização ultrapassa a um custo muito baixo estas barreiras.
